Hyvät palaverikäytännöt auttavat työssä jaksamisessa

Lisääntynyt etätyö ja etäpalaverit ovat monen työntekijän arkea tänä päivänä. Enersensessäkin hybridityö on käytössä mahdollisimman laajasti työtehtävän niin salliessa.

Onnistunut etätyö vaatii yhteisiä ja toimivia pelisääntöjä. Hyvä esimerkki ovat kokouskäytännöt. Enersensen Transmission Networksin työturvallisuusryhmä listasi parhaat opit onnistuneisiin etäpalavereihin:

1. Ole ajoissa (ilmoitathan, jos et pääse ajoissa).
2. Pidä kiinni kokouksen aloitus- ja lopetusajankohdista. Kokouksen aloitus- ja lopetusajankohdat on hyvä suunnitella niin, että kokousten väliin jää pieni tauko ennen seuraavaa kokousta.
3. Ole motivoitunut ja valmistautunut (etäpalavereissakin on tärkeää keskittyä kokouksen aiheena olevaan asiaan, puhelimet, tabletit, ym. on syytä pistää kokouksen ajaksi kiinni ja pois näkyvistä).
4. Luo hyvää ilmapiiriä keskustelun synnyttämiseksi ja toivottujen päätösten aikaansaamiseksi.
5. Mieti, kenen osallistuminen on tärkeää. Kokoukseen kannattaa kutsua asian edistämisen kannalta olennaiset henkilöt, liian suuri osallistujamäärä usein hankaloittaa asian käsittelyä.
6. Mieti, tarvitseeko kokousta ylipäätään järjestää (voiko asian puida esim. viestiketjulla?).
7. Valmistaudu (joihinkin palavereihin on syytä valmistautua yksityiskohtaisesti, joihinkin taas ei).
8. Käy tavoitteet läpi (tavoitteet on hyvä kerrata aluksi, mitä meillä pitää olla valmiina, kun palaveri loppuu, mihin pitää saada hyväksyntä tai yhteinen päätös?).
9. Pysy aikataulussa (kokouksen ajankulun seuranta ja keskustelun johtaminen on tärkeää, jotta kokous etenee suunnitellusti ja päästään ajoissa seuraaviin sovittuihin toimiin.
10. Sovi seuraavista askeleista (to do -lista eli vastuunjaosta sopiminen, kuka tekee mitä ja milloin, seuraavan kokouksen ajankohta ja kokousmuistion jakelu sovitusti ainakin kutsutuille).