Lahjonnan ja korruption vastainen politiikka

Enersense noudattaa ehdotonta nollatoleranssia lahjonnan ja korruption suhteen. Enersense ei hyväksy lahjontaa tai korruptiota liiketoiminnassaan missään muodossa. Kaikki lahjonnan ja korruption muodot ovat ehdottomasti kiellettyjä, mukaan lukien epäasialliset maksut tai palvelukset Enersensen, sen työntekijöiden tai hallituksen jäsenten suuntaan tai niiltä. Lahjonta ja korruptio on laitonta ja voi aiheuttaa Enersenselle ja asianomaisille henkilöille vakavia oikeudellisia seuraamuksia sekä vahingoittaa Enersensen mainetta ja niitä arvoja, joita edustamme.

Tämän politiikan tarkoituksena on pyrkiä estämään lahjontaa ja korruptiota sekä määritellä säännöt, joita Enersensen työntekijöiden ja muiden Enersensen puolesta toimivan henkilöstön, kuten konsulttien (jäljempänä ”työntekijät”) tulee noudattaa suhteessa liikekumppaneiltaan saatuihin tai näille tarjottaviin lahjoihin, kestitykseen ja muihin etuihin sekä hyväntekeväisyyslahjoituksiin ja sponsorointiin. Tämä politiikka täydentää Enersensen vastuullisen toimintatavan ohjetta (Code of Conduct). Politiikka vastaa korruption vastaisen YK:n yleissopimuksen mukaisia korruption ja lahjonnan torjuntaa koskevia toimintaperiaatteita.

Enersense lakiosasto omistaa tämän politiikan ja on vastuussa sen päivittämisestä ja kehittämisestä. Lakiosasto valvoo yhdessä talousosaston ja HR:n kanssa politiikan sisäistä toteuttamista ja on vastuussa sen mahdollisten rikkomusten täytäntöönpanossa ja selvittämisessä. Työntekijöitä koulutetaan säännöllisesti tämän politiikan sisällöstä ja tällainen koulutus on osa konsernin henkilöstön pakollisia koulutuksia.

Lahjonnan ja korruption vastaista politiikkaa päivitetään Enersense International Oyj:n niin katsoessa. Ongelmatilanteissa, joita ei ole erikseen käsitelty tässä politiikassa, tai riitatapauksissa, Enersense varaa oikeuden lopulliseen päätökseen näistä asioista ja tämän politiikan ehtojen tulkintaan. Enersense International Oyj:n hallitus hyväksyy kaikki muutokset ja päivitykset tähän politiikkaan.

Tätä politiikkaa sovelletaan kaikkiin Enersense-konsernin työntekijöihin ja liiketoimintoihin. Politiikkaa tulee noudattaa kaikissa maissa, joissa Enersensellä on liiketoimintaa. Tämän Politiikan lisäksi tulee huomioida paikallinen lahjontaan ja korruptioon liittyvä lainsäädäntö kuitenkin siten, että tämä Politiikka muodostaa aina vähimmäisvaatimukset työntekijöiden toiminnalle. Politiikka koskee myös niitä tilanteita, joissa Enersensen työntekijälle tarjotaan lahjaa, kestitystä tai muuta etua yksityishenkilönä, mutta tosiasiallisesti hänen asemansa perusteella Enersensessä.

Korruptiolla tarkoitetaan toimivallan tai aseman väärinkäyttöä oman edun tavoittelemiseksi. Omalla edulla ei tarkoiteta pelkästään taloudellista hyötyä, vaan se sisältää myös muut kuin rahalliset edut.

Lahjonta on yleinen korruption muoto. Se tarkoittaa lahjan, lainan, maksun, palkkion tai minkä tahansa taloudellisen tai muun edun tarjoamista, antamista, valtuuttamista, pyytämistä, hyväksymistä tai vastaanottamista tarkoituksena aiheuttaa epärehellinen tai laiton teko tai siitä seuraa luottamuksen rikkoutuminen yrityksen liiketoiminnassa.

Lahjonnan ei välttämättä tarvitse olla arvoltaan suurta.

Enersense ei hyväksy minkäänlaista suoraa, kolmannen osapuolen tai välikäsien kautta tapahtuvaa lahjontaa tai korruptiota missään liiketoiminnassaan. Enersensen työntekijöiden ei missään tilanteissa tule itse tai kolmannen osapuolen kautta antaa, luvata tai tarjota rahaa tai mitään muuta arvoa sisältävää etuutta kenellekään tarkoituksenaan oikeudettoman liiketoimintahyödyn tavoittelu tai päätökseen vaikuttaminen, eikä myöskään tässä tarkoituksessa pyytää, hyväksyä tai vastaanottaa rahaa tai muuta arvoa sisältävää etuutta muilta.

Viranomaisten ja julkisten virkamiesten kanssa toimiessa on noudatettava erityistä huolellisuutta. Virkamiehen lahjonta on vakava rikos useimmissa maissa ja siihen liittyy erityisiä maineriskejä sekä oikeudellisia riskejä. Virkamiehen määritelmä on hyvin laaja ja se sisältää keskus- ja paikallishallinnon virkamiehet sekä julkisten virastojen työntekijät mutta myös jopa valtion omistamat yritykset ja niiden henkilöstön. Virkamiehen määritelmä voi vaihdella maittain.

Eturistiriidasta on kyse silloin, kun työntekijän taloudelliset tai muut henkilökohtaiset seikat vaikuttavat tai saattavat vaikuttaa työntekijän lojaalisuuteen, ammatilliseen harkitaan tai työtehtävien hoitamiseen tai, kun henkilökohtainen, ammatillinen tai taloudellinen etu on ristiriidassa, tai vaikuttaa olevan ristiriidassa Enersensen etujen kanssa. Enersensen työntekijöiden tulee välttää sellaisia liiketoimia ja tilanteita yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka voivat aiheuttaa eturistiriitoja. Enersensen työntekijöiden ei tule tavoitella henkilökohtaista etua käyttämällä hyväksi asemaansa tai Enersenseille kuuluvaa omaisuutta, tietoa tai liiketoiminnan mahdollisuuksia. Työntekijöiden odotetaan toimivan aina Enersensen parhaan edun mukaisesti ja käyttävän tervejärkistä harkintaa, vailla henkilökohtaisen edun tavoittelua.

Eturistiriita voi syntyä esimerkiksi silloin,

• kun työntekijällä tai heidän sukulaisellaan tai ystävällään on taloudellinen etu yrityksessä, joka toimii suoraan tai epäsuorasti Enersensen toimittajana, asiakkaana tai urakoitsijana tai hyötyy vuorovaikutuksesta kyseisen yrityksen kanssa;
• henkilökohtaisten suhteiden takia liikekumppaneihimme, työtovereihimme tai potentiaalisiin työntekijöihin, esimerkiksi rekrytointitilanteissa.

Tällaisissa tapauksissa on ilmoitettava mahdollisesta eturistiriidasta esihenkilölle ja pidättäydyttävä osallistumasta kyseiseen päätöksentekoon.

Tavanomaiset liikelahjat, muistamiset ja kestitys (kuten lounaat, muu kestitseminen ja sosiaaliset tapahtumat) ovat tärkeitä Enersensen liikesuhteiden sekä maineen edistämiseksi. Emme kuitenkaan koskaan anna tai hyväksy lahjoja, etuja tai vieraanvaraisuutta, jos tarkoituksena on vaikuttaa saajaan epäasiallisesti tai jos se voisi antaa tällaisen vaikutelman. Lisäksi emme koskaan hyväksy tai tarjoa lahjoja, jotka voisivat vahingoittaa Enersensen mainetta tai luottamusta yritykseen, työntekijöihimme tai liikekumppaneihimme.

Liikelahjojen, muistamisten ja kestityksen tarjoamisessa ja vastaanottamisessa tulee kuitenkin noudattaa seuraavia periaatteita:

• Läpinäkyvyys: Annettaessa ja vastaanotettaessa lahjoja, kestitystä ja muita etuja tulee aina noudattaa avointa ja läpinäkyvää toimintatapaa siten, että ne kestävät julkisen tarkastelun. Lahjoista, eduista ja vieraanvaraisuuksista tulee pystyä keskustelemaan avoimesti niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Lahjojen, kestityksen ja muiden etujen tulisi olla (mikäli mahdollista etukäteen) esimiehen tiedossa.
• Kohtuullisuus: Kaikkien annettavien ja vastaanotettavien lahjojen, kestityksen ja muiden etujen tulisi olla luonteeltaan ja rahalliselta arvoltaan tavanomaisia ja kohtuullisia, eikä niitä tulisi antaa tai vastaanottaa samalta taholta toistuvasti (pois lukien vuosittaiset joulutervehdykset). Kohtuullisuus tarkoittaa, että lahjan, edun tai vieraanvaraisuuden ei saa näyttää vaikuttavan saajan käyttäytymiseen. Lahjoja, etuja tai vieraanvaraisuutta tarjoavien työntekijöiden on varmistettava, että vastaanottaja ei ole aiemmin saanut Enersense-konserniin kuuluvien yritysten antamia lahjoja, etuja tai vieraanvaraisuutta, joiden yhteenlaskettuna voidaan katsoa olevan epäasiallisia.
• Riippumattomuus: Lahjaa, kestitystä tai muuta etua ei tule ottaa vastaan tai antaa siten, että se synnyttää edes epäilyn järjestelyn vaikutuksesta liiketoimien tulokseen tai päätöksentekoon tai vaikuttaa jommankumman osapuolen riippumattomuuteen tai puolueettomuuteen. Erityistä pidättäytyväisyyttä ja varovaisuutta on noudatettava tilanteissa, joissa alkamassa tai meneillään on liiketoimintapäätöksen valmistelu (kuten tarjouskilpailu tai sopimusneuvottelu) sekä aina viranomaisten kanssa asioitaessa.

Lahjan, kestityksen ja muun edun tarkoitusta on aina arvioitava yllä olevien periaatteiden valossa ennen sen antamista tai vastaanottamista. Lahjaan, kestitykseen ja muuhun etuun liittyvä kustannus on merkittävä kuitteihin ja muihin tositteisiin sekä kirjanpitoon siten, että sen luonne ja tarkoitus käy selkeästi ilmi.

Liitteessä 1 on esimerkkejä lahjoista, kestityksestä ja muista eduista, joita tyypillisesti pidetään kiellettyinä, tietyin edellytyksin hyväksyttävinä ja sallittuina. Esimerkit eivät ole tyhjentäviä, vaan niiden tarkoituksena on kuvata tiettyjä käytännön tilanteita ja sitä, miten yllä mainittuja periaatteita sovelletaan niihin.

Voitelurahalla tai -maksulla tarkoitetaan mitä tahansa, yleensä määrältään vähäistä lakiin tai viranomaismääräyksiin perustumatonta maksua, joka annetaan esimerkiksi viranomaiselle, poliittiselle puolueelle tai vastaavalle taholle vastineeksi siitä, että tavanomaiset viranomaisrutiinit, kuten lupien hakeminen, hyväksynnät tai muut viranomaisprosessit etenisivät tai nopeutuisivat. Voitelurahat- ja maksut ovat yksi korruption muoto, ja siten ehdottomasti kiellettyjä Enersensen liiketoiminnassa.

Hyväntekeväisyyteen tehtyjen lahjoitusten on oltava tarkoitukseltaan ja määrältään tavanomaisia ja kohtuullisia sekä tuettava Enersensen arvoja, eikä niitä saa koskaan käyttää oikeudettoman liiketoimintahyödyn tavoittelemiseksi. Lahjoitusten ja sponsoroinnin on aina oltava vapaita kaikista sekä suorista että epäsuorista lahjontaan liittyvistä epäilyistä, oltava liiketoiminnan kannalta tarkoituksenmukaista ja Enersensen viestintäpolitiikan mukaista.

Hyväntekeväisyyslahjoituksissa ja sponsoroinneissa on aina noudatettava varovaisuutta, sillä ne voidaan tulkita lahjonnaksi ja niitä on arvioitava kohdassa 5 mainittujen periaatteiden valossa ennen tuen myöntämistä. Lahjoituksen ja sponsoroinnin vastaanottajan toiminnan asianmukaisuus on aina riittävästi tarkistettava ennen tuen myöntämistä. Huolellista harkintaa tulisi noudattaa erityisesti silloin, kun lahjoituksen saajalla on yhteys Enersensen liikekumppaniin tai tahoon, jonka kanssa Enersense haluaa päästä liikesuhteeseen.

Enersense ei anna suoraa tai epäsuoraa tukea poliittisille puolueille tai yksittäisille poliitikoille.

Jokainen työntekijä on vastuussa siitä, että hän perehtyy tähän politiikkaan, ymmärtää sen ja noudattaa sitä. Epävarmoissa tilanteissa työntekijän tulee keskustella esihenkilönsä kanssa tai ottaa yhteyttä Enersensen lakiosastoon.

Tämän politiikan rikkomista käsitellään vakavana työntekijän velvollisuuksien laiminlyöntinä, joka voi johtaa kurinpitotoimiin (kuten työsuhteen päättämiseen) tai oikeudellisiin toimenpiteisiin.

Jos työntekijä havaitsee, että tätä politiikkaa rikotaan tai edes epäilee sellaista, hänen on ilmoitettava asiasta välittömästi sähköpostitse osoitteeseen ethics@enersense.com tai puhelimitse Enersensen lakiosastolle. Työntekijä voi tehdä ilmoituksen myös anonyymisti yhtiön whistleblowing-kanavan kautta. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös tilanteita, joissa työntekijä on kieltäytynyt tarjotusta lahjasta, kestityksestä tai muusta edusta tämän politiikan perusteella.

Vain Enersensen eettisellä lautakunnalla (talousjohtaja, lakiasiainjohtaja ja henkilöstöjohtaja) on pääsy ko. osoitteeseen lähetettyihin viesteihin. Jokaisen potentiaalisen tapauksen osalta varmistetaan, että asiaa tutkivat tahot ovat riippumattomia potentiaalisesta tapauksesta.

Eettinen lautakunta tutkii epäillyt rikkomukset luottamuksellisesti ja päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Jos epäilty rikkomus liittyy eettisen lautakunnan jäsenen toimintaan, ei ko. henkilö saa osallistua eettisen lautakunnan suorittamiin tutkimuksiin.

Vakavista rikkomuksista raportoidaan Enersense International Oyj:n hallitukselle.

Enersensen lakiasiainjohtaja vastaa tämän politiikan ajantasaisuudesta ja käytännön soveltamisneuvonnasta.

Liite 1

Kielletyt lahjat ja kestitys

Alla on esimerkkejä lahjoista ja kestityksestä, joiden tarjoaminen ja vastaanottaminen on kiellettyä kaikissa tilanteissa:

• Rahalahjat käteisenä tai muussa muodossa;
• Lahjat, kestitys ja muut edut, joiden tarkoituksena on vaikuttaa päätöksentekoon tai siihen, että antaja saisi luoda tai säilyttää liikesuhteen tai jos tästä syntyy edes epäilys;
• Hinnaltaan kalliit lahjat ja kestitykset
• Luonteeltaan henkilökohtaiset lahjat ja edut (kuten korut, henkilökohtaiset alennukset tai bonukset), ellei niitä osoiteta koko Enersensen henkilöstölle;
• Osittain tai kokonaan maksetut lomamatkat;
• Oikeus vapaa-ajan asunnon, veneen tai vastaavan käyttöön;
• Lähestyvän, käynnissä olevan tai päätetyn hankinnan yhteydessä annetut lahjat ja kestitys

Tietyin edellytyksin hyväksyttävät lahjat ja kestitys

Alla on esimerkkejä lahjoista ja kestityksestä, jotka ovat hyväksyttäviä tietyin edellytyksin. Kaikki asiaan liittyvät olosuhteet sekä tässä politiikassa kuvattujen läpinäkyvyyden, kohtuullisuuden ja riippumattomuuden periaatteiden täyttyminen tulee kuitenkin arvioida erityisen huolellisesti ennen lahjan tai kestityksen tarjoamista tai vastaanottamista. Viranomaisten kanssa toimittaessa on aina noudatettava erityistä varovaisuutta ja pidättyväisyyttä.

• Osittain tai kokonaan maksetut kurssit, seminaarit, messut ja koulutustapahtumat edellyttäen, että:
  • niiden ohjelma on asiapitoinen ja liittyy osallistujan työhön siten, että osallistumisesta on etua Enersenselle ja työntekijälle;
  • oheistapahtumat (lounaat, illalliset ja vapaa-ajan tapahtumat) eivät ole päätapahtumia, eivätkä niiden kustannukset ole tavanomaista korkeammat; ja
  • matka- ja majoituskuluista vastaa Enersense (ja Enersensen järjestämien tilaisuuksien osalta kutsuttu itse)
• Edustus- ja PR-tilaisuudet samoin edellytyksin kuin yllä mainitut koulutustapahtumat, kuitenkin sillä lisäedellytyksellä, että ne ovat alalla sovellettavien eettisten vaatimusten mukaisia
• Ruoka- ja juomatarjoilun sisältävä kestitseminen (esim. illalliset) edellyttäen, että samaa henkilöä ei kutsuta liian usein (korkeintaan muutaman kerran vuodessa)

Sallitut lahjat ja kestitys

Alla on esimerkkejä lahjoista ja kestityksestä, jotka ovat hyväksyttäviä kuitenkin aina huomioiden tässä politiikassa kuvatut läpinäkyvyyden, kohtuullisuuden ja riippumattomuuden periaatteet.

• Tavanomaiset ja arvoltaan kohtuulliset liikelounaat;
• Tavanomaiset ja arvoltaan kohtuulliset lahjat ja kestitys merkkipäivinä, jouluna tai muissa vastaavissa tilanteissa;
• Yritysvierailujen yhteydessä annetut arvoltaan vähäiset tuotenäytteet ja markkinointimateriaalit