Etätyötä tekevät insinööritiimit: Luottamuksen rakentaminen ilman rajoja

Insinööriala on luonnostaan globaali. Osaajia ei enää rajoita maantiede ja projektitkin ovat yhä useammin kansainvälisiä. 

Kun katson taaksepäin viimeisiin vuosiin, yksi suurimmista muutoksista insinööriprojekteissa on se, että tiimien ei enää tarvitse olla samassa toimistossa, kaupungissa tai edes samassa maassa rakentaakseen jotakin yhdessä. 

Olemme työskennelleet projekteissa, joissa suunnittelijat olivat Suomessa, projektipäälliköt Saksassa ja käyttöönottoinsinöörit työmaalla Ranskassa. Ja silti, vaikka välimatkaa oli tuhansia kilometrejä, yhteistyö toimi erinomaisesti, joskus jopa paremmin kuin silloin, kun kaikki olivat saman katon alla. 

Etäyhteistyö ei kuitenkaan tapahdu itsestään. Se vaatii tiivistä yhteistyötä, toimivaa viestintää, yhteistä tahtotilaa, selkeää rakennetta ja ennen kaikkea luottamusta.

Miksi etätyötä tekevät insinööritiimit toimivat hyvin

Insinöörityö on globaalia luonteeltaan. Osaajia löytyy kaikkialta maailmasta ja projektitkin ovat monikansallisia. 

Etä- ja hybridityömallit mahdollistavat yrityksille: 

• Pääsyn globaaliin osaamiseen. Jos paras rakennesuunnittelija on Espanjassa, hänet voi silti palkata suomalaiseen projektiin.
• Kustannus- ja aikataulusäästöt. Virtuaalinen yhteistyö vähentää viivästyksiä, jotka syntyvät viisumeista, muuttoprosesseista tai pitkistä perehdytysajoista.
• Joustavuuden lisäämisen. Insinöörit voivat työskennellä eri aikavyöhykkeillä, jolloin projektit etenevät lähes ympäri vuorokauden.

Piilevä haaste: luottamus

Teknologia tarjoaa meille työkalut, kuten Teams ja BIM-alustat, mutta se mikä todella pitää etätiimin kasassa, on luottamus. Ilman sitä viestintä ontuu ja projektit kärsivät.

Luottamus tarkoittaa: 

• Uskomista siihen, että kollega hoitaa tehtävänsä, vaikka et näe häntä työpöytänsä ääressä 
• Avoimuutta silloin, kun jokin menee pieleen 
• Ymmärrystä siitä, että erilaiset kulttuuritaustat rikastuttavat, eivät hankaloita, yhteistyötä 

Oppi kentältä

Muutama vuosi sitten tuimme teollisuusasiakastamme etäprojektitiimin rakentamisessa, joka koostui asiantuntijoista neljästä eri maasta.
Alku ei ollut helppo: väärinkäsityksiä syntyi, aikavyöhykkeet hankaloittivat yhteyksiä ja ihmiset olivat varautuneita, luottamusta ei ollut vielä syntynyt. 

Käänne tapahtui, kun projektipäällikkö ehdotti viikoittaista virtuaalikahvihetkeä.  Ei agendaa, ei painetta, vain hetki ihmisinä kohtaamiseen. Pian keskusteluihin ilmestyivät vitsit, perhejutut ja lemmikkikuvat. Silloin tiimi alkoi todella toimia yhdessä. Projektin päättyessä nämä etäinsinöörit eivät enää olleet pelkkiä kollegoita, he olivat luotettuja kumppaneita.

Asiakas totesi lopuksi: ”Ilman etäyhteistyötä meillä ei yksinkertaisesti olisi ollut osaamista tämän projektin toteuttamiseen.” 

Näin rakennetaan luottamusta ilman rajoja

Kokemukseeni perustuen muutama keskeinen keino, joilla etäinsinööritiimit menestyvät: 

• Tarkoituksellinen perehdytys. Älä vain lähetä työsopimusta, esittele ihmiset toisilleen, luo mentorointiparit ja avaa kulttuurisia toimintatapoja.
• Selkeät roolit ja vastuut. Epäselvyys ja puutteellinen viestintä heikentävät luottamusta. Jokaisen tulee tietää oma roolinsa ja tavoitteensa.
• Säännölliset yhteydenpidot. Ei vain työtehtävistä vaan myös ihmisistä.
• Yhteiset onnistumisten juhlistamiset. Tunnustus ja kiitos ovat erityisen tärkeitä etätyössä.
• Panostus esihenkilöihin. Hyvä etätiimin vetäjä ei ole pelkkä tehtävien jakaja, vaan kulttuurin rakentaja.

Katse tulevaisuuteen

Kun teollisuuden megaprojektit kansainvälistyvät entisestään, etätyötä tekevät insinööritiimit eivät ole enää poikkeus vaan uusi normaali.
Tätä työtapaa voidaan yhdistää myös säännöllisiin työmaakäynteihin, jolloin saadaan paras molemmista maailmoista. 

Yritykset menestyvät näissä malleissa, jos ne osaavat rakentaa luottamusta yli aikavyöhykkeiden, kulttuurien ja näyttöruutujen. Selkeä ja yhteinen visio, tavoitteet ja toimintamallit ovat siinä avainasemassa. 

Lopulta, vaikka työkalut kehittyvät, insinöörityö on aina ihmisten välistä yhteistyötä. Ja ihmiset sijainnista riippumatta tarvitsevat yhteyttä, luottamusta ja arvostusta yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. 

Jos sinulla on kysyttävää, haluat jakaa ajatuksia tai tarvitset tukea etätiimien rakentamisessa, ota rohkeasti yhteyttä: 

Melinda Holopainen
Head of Expert Services & Recruitment Enersense Engineering Oy
+358 44 734 8886
melinda.holopainen@enersense.com

Expert Services – Enersense