Tietosuojaseloste: vuokratyöntekijät ja ulkoinen työvoima Tietosuojaseloste: vuokratyöntekijät ja ulkoinen työvoima Laadittu: 29.5.2023 1. RekisterinpitäjäEnersense International Oyj (2442767-4) ja/tai kyseessä oleva konserniyhtiö. Konepajanranta 2 28100 Pori, FINLAND (jäljempänä “me”) 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissaVoit olla meihin yhteydessä, jos sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojen käsittelyyn tai EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi käyttöön. Voit olla meihin yhteydessä privacy@enersense.com. 3. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mitkä ovat käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet?Täyttääksemme tietyt lakisääteiset raportointivelvoitteemme, käsittelemme seuraavia henkilötietoja vuokratyöntekijöistä ja työnsuorittajista työkohteissamme: HenkilötiedotKäsittelyn tarkoitusOikeusperustePerustiedot, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus tai muu tunniste, verotustiedot. Yhteystiedot, kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoite. Työtehtäviäsi ja työnantajaasi koskevat tiedot, kuten työnantajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus, työntekopaikka, työtehtävät ja niiden tarkoitus ja laajuus, työnteon alkamis- ja päättymispäivä. Projektin toteuttaminen, työsuoritusten valvonta ja mittaaminen, työmaa-alueen tai muiden työtilojen turvallisuudesta huolehtiminen, raportointivelvotteiden täyttäminen.Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (kuten verotusmenettelylaki, asetus rakennustyön turvallisuudesta, työturvallisuuslaki)Työturvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten kohdekohtaiset perehdytys- ja koulutustiedot, tapaturmia koskevat tiedot, osallistumistiedot työhyvinvointia edistävään toimintaan.Projektin toteuttaminen, työsuoritusten valvonta ja mittaaminen, työmaa-alueen tai muiden työtilojen turvallisuudesta huolehtiminen, raportointivelvoitteiden täyttäminenLakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (asetus rakennustyön turvallisuudesta, työturvallisuuslaki)Työkohdekohtaiset kulkulupatiedot, kuten tiedot kulkutapahtumista, kulkuavaimen numero ja kulkuoikeusryhmä.Työmaa-alueen, tilojen ja alueella liikkuvien henkilöiden turvallisuudesta huolehtiminen, työsuoritusten valvontaOikeutettu etu Tiedot koskien ulkomaisen työvoiman käyttöä ja työntekijöiden lähettämistä ulkomaille, kuten paikallisen edustajan nimi ja yhteystiedot, kopio oleskeluluvasta tai oleskeluluvan numero, kansalaisuus, passi- tai henkilökorttikopio Projektin toteuttaminen, työnsuorittajien työnteko-oikeuden selvittäminen, raportointivelvoitteiden täyttäminenLakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (laki työntekijöiden lähettämisestä, ulkomaalaislaki) Tilaajavastuuta koskevat tiedot, kuten tieto sovellettavasta työehtosopimuksesta, todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä todistukset työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestäProjektin suorittaminen, raportointivelvoitteiden täyttäminenLakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (tilaajavastuulaki) Verotusta varten tarvittavat tiedot, kuten tiedonantovelvollista koskevat yksilöintitiedot sekä yhteyshenkilö yhteystietoineen, työmaan sijainti, ulkomaisen työntekijän vakuuttamista koskevat tiedot, työsuhteen muoto, työnantajaa ja tilaajaa koskevat yksilöintitiedot sekä sopimuksen perusteella käsiteltävät urakoitsijaa ja tämän työntekijää koskevat tiedot.Verotukseen liittyvien raportointivelvoitteiden täyttäminenLakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (verotusmenettelylaki, Verohallinnon päätös rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta)Tiedot, jotka liittyvät käyttäjähallinta- ja tietolokijärjestelmiin sekä yritysten sähköisten viestintäpalvelujen käyttöön, (tällaisina ohjelmistoina ja ohjelmistoalustoina pidetään kahden tai useamman osapuolen välisen viestinnän tai yhteistyön Internetin välityksellä mahdollistavat ohjelmistot ja ohjelmistoalustat, kuten sähköpostiohjelmistot ja -palvelimet, erilaiset pikaviestimet ja Internet-puhelut, sähköiset yhteistyö- ja tiimityökalut jne.), kuten lähettäjän/lähettäjien ja vastaanottajan/vastaanottajien etu- ja sukunimi tai nimimerkki, sähköpostiosoite, fyysinen työosoite/sijainti, rooli tai asema organisaatiossa, käyttäjätunnus ja salasana, selaus- ja hakutiedot, käyttöoikeudet, IP-osoite, istuntotunniste, reititystiedot, MAC-osoite, laitetunniste sekä aikaleima ja tunnistetiedot.Henkilötietojen ja muiden tietojen käsittelyn mahdollistaminen muissa tietojärjestelmissämme sekä seuranta, ohjeistus, vikatilanteiden ratkaiseminen, tietoturvaloukkausten ehkäiseminen ja tutkiminen sekä käytön analysointi.Meidän oikeutettu etumme sekä sinun oikeutettu etusi. Oikeutemme liiketoiminnan järjestämiseen, jotta voimme toteuttaa viestintää ja järjestää työntekijöidemme ja muiden lukuumme työskentelevien henkilöiden työtä, ehkäistä ja ratkaista tietojärjestelmissämme esiintyviä vikatilanteita sekä tahattomia ja tahallisia tietosuojapoikkeamia, jotta voimme varmistaa toimintamme jatkuvuuden ja ehkäistä ja minimoida mahdolliset vahingot sekä valvoa henkilötietoja ja muita luottamuksellisia tietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä, lisäämistä, muuttamista tai poistamista tai niihin pääsyä. Edellä mainitut toimet ovat välttämättömiä toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi ja erilaisten oikeudellisten tai sopimusperusteisten raportointi- ja vastuuvelvoitteiden, oikeuksiesi ja oikeussuojan sekä hyvän tietojenkäsittelytavan noudattamisen toteuttamiseksi.Valokuvat ja videotallenteetTyön ja työsuhdeasioiden järjestäminen, sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen, esim. kun tehtävät edellyttävät, että työnsuorittaja on tunnistettavissa tai tavoitettavissa yhteystietojen ja valokuvan perusteella Markkinointi. Oikeutettu etumme, joka perustuu liiketoiminnan ja työtehtävien järjestämiseen Suostumus.4. Mistä saamme tietoja?Rekisteriin tallennettujen tietojen ensisijainen lähde on alihankkija tai työnsuorittaja itse. Tietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää julkisista ja yksityisistä rekistereistä lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tiedot kulkutapahtumista kerätään automaattisesti henkilön käyttäessä kulkukorttia tai vastaavaa kulkuavainta tai -tunnistetta. 5. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?Rekisterin tietoja luovutetaan lain vaatimusten mukaisesti viranomaisille, kuten verottajalle, työsuojeluviranomaiselle, työ- ja elinkeinotoimistolle sekä luottamusmiehelle ja työsuojeluvaltuutetulle. Voimme luovuttaa tietoja myös yhteistyökumppaneillemme sopimuksista johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme pääsääntöisesti tietoja itse, mutta hyödynnämme toiminnassamme myös alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme esimerkiksi tarjotessaan IT-hallinnon palveluita. Siirtäessämme henkilötietoja henkilötietojen käsittelijälle, olemme muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistuneet siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja vain kirjallisten ohjeidemme mukaisesti. Siirrämme tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission vakiosopimuslausekkeisiin ja muihin lisäsuojatoimenpiteisiin. 6. Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?Vain niillä työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, on oikeus käyttää henkilötietoja sisältäviä järjestelmiä. Rekisteri on suojattu tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojatoimin. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot säilytetään lukituissa tiloissa, ja vain ennalta määrätyillä henkilöillä on pääsy tietoihin. Kaikki paperiset asiakirjat säilytetään myös lukituissa tiloissa, ja niihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, huomioiden lainsäädännöstä johtuvat säilytysajat. Verotusmenettelylain ja työturvallisuuslain mukaisia tietoja säilytetään kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Tilaajavastuulain mukaan kerättyjä tietoja säilytetään vähintään kaksi vuotta ko. sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 7. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumustasi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltävän käsittelyn laillisuuteen. Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimia henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvistä syistä, kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun on yksilöitävä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä vastustamispyynnöstä vain laillisin perustein. 8. Keneen voit olla yhdeydessä?Tätä tietosuojailmoitusta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt on toimitettava kirjallisesti kohdassa kaksi (2) mainittuun yhteyspisteeseen.
