Työntekijärekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 13.1.2023

1. Rekisterinpitäjä

Enersense International Oyj (2442767-4) ja/tai kyseinen konserniyhtiö.
Konepajanranta 2 28100 Pori, SUOMI
(jäljempänä ”me”)

Enersense International Oyj ja/tai konserniyhtiöt voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä Enersense-konsernissa suoritettavien käsittelytoimien osalta. Näin ollen niitä pidetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 26 artiklan mukaisesti tällaisten henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjinä. Enersense-konserni on laatinut yhteistoimintoja koskevat tarvittavat asiakirjat.

2. Yhteyspiste rekisteriasioissa

Sähköposti: privacy@enersense.com

3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste ja mitä tietoja käsittelemme?

Henkilötietojen antaminen on edellytys sille, että voimme hoitaa työnantajavelvoitteitamme. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työsuhteesi tai harjoittelusi kannalta:

Henkilötiedot	Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste
Perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus tai muu tunniste, valokuva, kieli, hätäyhteyshenkilö, vero- ja pankkitilitiedot. Yhteystiedot, kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoite.	Työn järjestäminen ja työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen, kuten palkanmaksu.	Työ- tai harjoittelusopimuksesi täytäntöönpano. Työnantajan lakisääteisten velvoitteiden (kuten työsopimuslain) noudattaminen työsuhteen aikana ja sen jälkeen. Hätäyhteyshenkilön tietojen osalta suostumus.
Työsuhdetta koskevat tiedot, kuten ammatti ja/tai asema, yksikkö/tiimi/osasto, työja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet ja/tai -koulutus, osallistuminen koulutuksiin, työmatkat, työhön liittyvät kulut, työsuhteen kesto, tiedot suullisista huomautuksista ja kirjallisista varoituksista sekä työsuhteen päättymisen syy ja muut asiaan liittyvät tiedot, poissaolotiedot.	Työn järjestäminen ja työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen. Liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.	Työ- tai harjoittelusopimuksesi täytäntöönpano. Työnantajan lakisääteisten velvoitteiden (kuten työsopimuslain) noudattaminen työsuhteen aikana ja sen jälkeen. Oikeutettu etumme, joka perustuu liiketoiminnan edistämiseen, tietojärjestelmien käyttöön, työntekijöiden kouluttamiseen ja tarjoamiemme työsuhde-etuuksien hyödyntämiseen.
Terveyttä koskevat tiedot, kuten työhöntulo- ja terveystarkastuksia koskevat lausunnot, tiedot lääkärintodistuksista, projektikohtaisista huumausainetesteistä ja muista tapauskohtaisista alkoholitesteistä.	Työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen.	Suostumus
Työsuhde-etuuksiin liittyvät tiedot, mukaan lukien työnantajan sinulle antamat laitteet ja luottokortit, kuten tietokone ja matkapuhelin, sekä muut lahjanluontoiset muistamiset.	Työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen, kuten palkanmaksu.	Työ- tai harjoittelusopimuksesi täytäntöönpano. Työnantajan lakisääteisten velvoitteiden (kuten työsopimuslain) noudattaminen työsuhteen aikana ja sen jälkeen. Oikeutettu etumme, joka perustuu liiketoiminnan edistämiseen, työntekijöiden kouluttamiseen ja tarjoamiemme työsuhde-etuuksien hyödyntämiseen.
Suoritusarvioinnit, kehityskeskustelut, palkitsemiskäytännöt ja niihin liittyvät tiedot, kuten kehitystavoitteet ja kiinnostuksen kohteet sekä palkkaa, korvauksia ja palkkaluokkia koskevat tiedot jne.	Työn järjestäminen ja työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen. Työ- tai harjoittelusopimuksesi täytäntöönpano Liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.	Työ- tai harjoittelusopimuksesi täytäntöönpano. Oikeutettu etumme, joka perustuu liiketoiminnan edistämiseen, tietojärjestelmien käyttöön, työntekijöiden kouluttamiseen ja tarjoamiemme työsuhde-etuuksien hyödyntämiseen.
Työajanseurantaa ja työaikakirjanpitoa koskevat tiedot. Vuosilomaa ja poissaoloja koskevat tiedot.	Työn järjestäminen ja työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen.	Työnantajan lakisääteisten velvoitteiden (kuten työsopimuslain) noudattaminen työsuhteen aikana ja sen jälkeen.
Tieto ammattiliiton jäsenyydestä niiden työntekijöiden osalta, joiden jäsenmaksu vähennetään palkasta.	Työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen, kuten palkanmaksu.	Suostumus
Työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten osallistumistiedot työhyvinvointia edistävään toimintaan, työkykyneuvotteluja koskevat tiedot (kuten työkykyneuvottelua koskeva muistio) sekä tapaturmiin liittyvät tiedot.	Työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen. Liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.	Työnantajan lakisääteisten velvoitteiden (kuten työsopimuslain) noudattaminen työsuhteen aikana ja sen jälkeen. Oikeutettu etumme, joka perustuu liiketoiminnan edistämiseen, tietojärjestelmien käyttöön, työntekijöiden kouluttamiseen ja tarjoamiemme työsuhde-etuuksien hyödyntämiseen.
Muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten resursointia koskevat tiedot, rikosrekisteriotteet edustusoikeutetuista henkilöistä julkisissa hankinnoissa, muut antamasi tiedot, kuten vastaukset työntekijöille suunnattuihin kyselyihin, jotka koskevat esimerkiksi työtyytyväisyyttä tai mielipidekyselyitä eri aiheista.	Työn järjestäminen ja työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantaja- ja muiden velvoitteiden hoitaminen.	Suostumus
Valokuvat ja videotallenteet	Työn ja työsuhdeasioiden järjestäminen, sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen, esim. kun työtehtävät edellyttävät, että työntekijä on tunnistettavissa tai tavoitettavissa yhteystietojen ja valokuvan perusteella. Markkinointi.	Oikeutettu etumme, joka perustuu liiketoiminnan ja työtehtävien järjestämiseen. Suostumus.
Tiedot, jotka liittyvät käyttäjähallinta- ja tietolokijärjestelmiin sekä yritysten sähköisten viestintäpalvelujen käyttöön (tällaisina ohjelmistoina ja ohjelmistoalustoina pidetään kahden tai useamman osapuolen välisen viestinnän tai yhteistyön Internetin välityksellä mahdollistavat ohjelmistot ja ohjelmistoalustat, kuten sähköpostiohjelmistot ja - palvelimet, erilaiset pikaviestimet ja Internetpuhelut, sähköiset yhteistyö- ja tiimityökalut jne.), kuten lähettäjän/lähettäjien ja vastaanottajan/vastaanottajien etu- ja sukunimi tai nimimerkki, sähköpostiosoite, fyysinen työosoite/sijainti, rooli tai asema organisaatiossa, käyttäjätunnus ja salasana, selaus- ja hakutiedot, käyttöoikeudet, IP-osoite, istuntotunniste, reititystiedot, MAC-osoite, laitetunniste sekä aikaleima ja tunnistetiedot.	Henkilötietojen ja muiden tietojen käsittelyn mahdollistaminen muissa tietojärjestelmissämme sekä seuranta, ohjeistus, vikatilanteiden ratkaiseminen, tietoturvaloukkausten ehkäiseminen ja tutkiminen sekä käytön analysointi.	Meidän oikeutettu etumme sekä sinun oikeutettu etusi. Oikeutemme liiketoiminnan järjestämiseen, jotta voimme toteuttaa viestintää ja järjestää työntekijöidemme ja muiden lukuumme työskentelevien henkilöiden työtä, ehkäistä ja ratkaista tietojärjestelmissämme esiintyviä vikatilanteita sekä tahattomia ja tahallisia tietosuojapoikkeamia, jotta voimme varmistaa toimintamme jatkuvuuden ja ehkäistä ja minimoida mahdolliset vahingot sekä valvoa henkilötietoja ja muita luottamuksellisia tietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä, lisäämistä, muuttamista tai poistamista tai niihin pääsyä. Edellä mainitut toimet ovat välttämättömiä toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi ja erilaisten oikeudellisten tai sopimusperusteisten raportointi- ja vastuuvelvoitteiden, oikeuksiesi ja oikeussuojan sekä hyvän tietojenkäsittelytavan noudattamisen toteuttamiseksi.

4. Mistä saamme tiedot?

Rekisteriin tallennettujen tietojen ensisijainen lähde olet sinä itse. Muita lähteitä voidaan käyttää lain mukaisesti. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi esimiehiltä saadut tiedot ja tietokantojen tai ohjelmistojen käytöstä saadut tiedot.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automatisoidusti.

5. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla osapuolille, joilla on lain, työehtosopimusten ja/tai muun sopimuksen perusteella oikeus saada tietoja rekisteristä, kuten veroviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutuksen tarjoajille, työvoima- ja ulosottoviranomaisille, työterveyshuollon, taloudellisten ja juridisten palvelujen tarjoajille, teleoperaattoreille ja etuuksien tarjoajille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Luovutamme tietoja kuitenkin vain työhön liittyviin tarkoituksiin.

Yritysostotilanteissa ja rahoituksen hankkimiseksi saatamme luovuttaa edellä kuvattuja henkilötietojasi kunkin tapauksen edellyttämässä laajuudessa sellaisille yrityksille, joiden kanssa olemme tehneet sopimuksen yhtiömme arvon selvittämiseksi sekä muiden tilanteen kannalta merkittävien toimenpiteiden valmistelemiseksi ja toteuttamiseksi. Näissä tilanteissa huolehdimme salassapitositoumuksista asian edellyttämällä tavalla.

Luovutamme muualta kuin työterveydestä saadut lääkärintodistukset työterveyshuoltoon. Sinulla on oikeus kieltää lääkärintodistuksen luovutus työterveyshuoltoon ilmoittamalla siitä kohdassa kaksi (2) mainitulle henkilölle. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä alihankkijoille seuraavissa palveluissa:
– Taloushallinto (ml. palkanlaskenta ja kirjanpitopalvelut)
– Henkilöstöhallinto
– IT-hallinto
– Seuraavat ulkoistetut palvelut: kiinteistöhallinto ja autojen leasing-palvelut

Olemme varmistaneet tietojesi suojan tekemällä tarvittavat sopimukset alihankkijoiden kanssa. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoitamme johtuen osittain kehitteillä olevista hankkeista, joten olemme päättäneet nimetä vain alihankkijatyypit. Suurin osa järjestelmistä ja niiden toimittajista on ajantasaisesti tiedossa oman käyttöoikeutesi kautta eli käytät järjestelmiä työssäsi.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että alihankkija on sitoutunut käyttämään EU:n komission vakiosopimuslausekkeita ja muita täydentäviä suojatoimia.

6. Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Vain niillä työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, on oikeus käyttää henkilötietoja sisältäviä järjestelmiä. Rekisteri on suojattu tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojatoimin. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot säilytetään lukituissa tiloissa, ja vain ennalta määrätyillä henkilöillä on pääsy tietoihin. Kaikki paperiset asiakirjat säilytetään myös lukituissa tiloissa, ja niihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia varten, ottaen huomioon laissa säädetyt säilytysajat, kuten työsopimuksiin, kirjanpitoon ja ennakkomaksuihin sovellettavat lait.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarvetta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettava lainsäädäntö. Lisäksi ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että mitään tietoja, jotka eivät ole yhteensopivia käsittelyn tarkoitusten kanssa tai ovat vanhentuneita tai virheellisiä, ei tallenneta rekisteriin. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.

7. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista tai poistamista. Voit myös tarkastaa rekisteriin tallennetut tietosi ja päivittää ja muokata osaa niistä teknisen käyttöyhteyden, käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumustasi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltävän käsittelyn laillisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimia henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvistä syistä, kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun on yksilöitävä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä vastustamispyynnöstä vain laillisin perustein.

8. Keneen voit ottaa yhteyttä?

Tätä tietosuojailmoitusta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt on toimitettava kirjallisesti kohdassa kaksi (2) mainittuun yhteyspisteeseen.